90% der Unternehmen planen mehr oder gleich viele Firmenevents

Hamburg, 02.04.2024

• Größte Herausforderungen sind steigende Kosten: Pro-Kopf-Ausgaben für Weihnachtsfeiern sind von 2019 bis 2023 um 54% gestiegen.

• Auch im B2B-Geschäft lässt sich der Trend der Eventisierung festmachen.

• Bei Veranstaltungsplanern zeigt sich ein leichter Attitude-Behavior-Gap hinsichtlich der nachhaltigen Ausrichtung von Events.

Die letzten Jahre waren für die MICE-Branche (Meetings, Incentives, Conventions, Exhibitions) schwierig. Erst die starken Einschränkungen der Corona-Pandemie, anschließend die Folgen der Energiekrise und der Inflation sowie zuletzt die Auswirkungen der Rezession und der wirtschaftlichen Unsicherheit. Die Kosten für Gastronomen, Dienstleister und Hoteliers schnellten in die Höhe und so auch die Preise für Veranstaltungspauschalen. Unternehmen, die selbst von steigenden Kosten und sinkenden Budgets betroffen waren, mussten sich auf die veränderte Situation einstellen und ihr Veranstaltungsmanagement auf den Prüfstand stellen.

Nun zeigt der MICE-Report 2024 der Event Inc Group: Die Buchungslage entwickelt sich trotz der schwierigen Bedingungen positiv. Über 90 Prozent der Unternehmen planen 2024 mehr oder gleich viele Events im Vergleich zum Vorjahr. Die Event Inc Group ist Europas führender SaaS-Anbieter für die Buchung und das Management von Firmen-veranstaltungen. Für den Report befragte das Hamburger Tech-Unternehmen über 320 Event-Expert:innen auf Unternehmensseite sowie Eventlocation- und Hotelpartner. Besonders aussagekräftig sind die Studienergebnisse durch die Zusammenführung und den Vergleich mit über 300.000 Anfrage- und Buchungsdaten aus der internen Datenbank der Unternehmensgruppe.

9 von 10 Unternehmen veranstalten Weihnachtsfeier und geben 129€ pro Gast aus

Obwohl sich die Kosten für Veranstaltungen 2024 durch die Mehrwertsteuererhöhung in der Gastronomie weiter erhöhen und Budgets auf Unternehmensseite eher reduziert werden, haben Unternehmen die Relevanz von Events erkannt. So sind Events zu einem wichtigen Part des Employer Branding geworden, um Mitarbeitende an das Unternehmen zu binden und zu motivieren.

Beispiel Weihnachtsfeiern: Unternehmen gaben 2023 durchschnittlich 129 Euro pro Person aus. Dies entspricht einer Preissteigerung von 54 Prozent zu 2019. Damals kostete das winterliche Firmenfest noch 84 Euro. Trotzdem ist die Weihnachtsfeier wieder fest im Veranstaltungsplan verankert: Laut der Befragung veranstalten 9 von 10 Unternehmen eine Weihnachtsfeier.

So tagt Deutschland 2024: Trend „Eventisierung“ wird auch im B2B-Bereich wichtiger

Beim Tagungsgeschäft sieht die Kostenentwicklung ähnlich aus. Innerhalb eines Jahres stiegen die Kosten pro Person und Tagungstag von 154 Euro (2022) auf 174 Euro (2023) (die Kosten inkludieren die Tagungspauschale, Übernachtungen, Raummieten sowie Catering).

Hinsichtlich des Tagungsformats zeigt sich folgendes: 42 Prozent der befragten Unternehmen tagten 2023 klassisch in einem Tagungshotel. 29 Prozent gaben an, dass sie Tagungen in einer Eventlocation veranstalteten. Hier setzt sich der Trend der Eventisierung durch, der bereits aus dem B2C-Bereich bekannt ist. Unternehmen wollen mit ihren Veranstaltungen Erlebnisse schaffen, die den Teilnehmenden lange in positiver Erinnerung bleiben. „Das 70er Jahre Tagungshotel wird in ein paar Jahren ausgedient haben, denn nicht nur das Start-up wählt die außergewöhnliche Location, sondern auch traditionellere Unternehmen suchen nach Räumlichkeiten mit Ereignischarakter.“, so Paul Philipp Hermann, CEO Event Inc Group.

Nachhaltigkeit ist kein Randthema mehr

Bei über 80 Prozent der befragten Unternehmen spielt die nachhaltige Ausrichtung von Events bereits eine wichtige Rolle oder wird zunehmend wichtiger. Das Thema Nachhaltigkeit bei Events ist kein untergeordnetes Thema mehr, sondern findet in fast jedem Unternehmen Beachtung. Nachhaltige Eventausrichtung scheint dabei auch nicht nur ein Lippenbekenntnis zu sein: Mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen gibt an, Mehrkosten für die nachhaltige Ausrichtung eines Events auf sich zu nehmen. 8 Prozent dieser Unternehmen sogar mehr als 20 Prozent. Laut den befragten Dienstleistern sind jedoch etwas weniger Unternehmen dazu bereit, mehr für Nachhaltigkeit zu bezahlen. Dies zeigt einen leichten Attitude-Behavior-Gap bei den Veranstaltungsplanern auf Unternehmensseite.

Manuelle Arbeitsschritte in der Planung werden durch Digitalisierung effizienter

In vielen Unternehmen laufen zahlreiche Schritte der Eventplanung manuell ab. Von der Location-Suche über den Angebotsvergleich bis hin zur Teilnehmerregistrierung: Der Aufwand ist hoch und kostet viel Zeit. „Laut unserer Umfrage dauert die Organisation der Rahmenbedingungen eines Events, also die Recherche, Buchung und Abrechnung der Dienstleister, über 26 Stunden. Das sind mehr als drei ganze Arbeitstage. Und dann sind Programm, Speaker und Inhalte noch nicht geplant. Alle Schritte, die manuell zu viel Zeit einnehmen, werden digitalen Lösungen weichen müssen“, so Paul Philipp Hermann.

Am Beispiel der Teilnehmerregistrierung zeigt sich dies gut. 71 Prozent der Befragten sammeln Teilnehmerdaten heute manuell per E-Mail, Anmeldeformular oder Telefon ein und übertragen diese anschließend in eine Liste.
Paul Philipp Hermann: „Teilnehmermanagement-Systeme bieten schnelle und einfache Unterstützung. Die Teilnehmenden registrieren sich selbst und können weitere Informationen direkt hinterlegen. Fehlerquellen werden reduziert und das Organisationsteam behält immer den Überblick.“